A minha equipa precisa de uma app ou chega o WhatsApp?
Resposta curta: Para uma equipa pequena, o grupo chega, desde que tenha duas regras: a escala fica fixada no topo e cada tarefa leva um nome. Deixa de chegar quando as escalas e as tarefas se perdem no meio da conversa e ninguém sabe quem viu o quê. Aí, uma app simples em que cada pessoa vê o seu dia resolve o que o grupo não consegue.
Onde o grupo funciona bem
Para avisos rápidos entre poucas pessoas, nada bate o WhatsApp. Toda a gente já o tem, ninguém precisa de aprender nada e a mensagem chega na hora. Se são três ou quatro e o trabalho muda pouco de um dia para o outro, fique com o grupo.
Quando deixa de chegar
- A escala da semana foi enviada na segunda e na quinta já ninguém a encontra.
- Alguém diz "eu não vi" e não há forma de saber quem leu o quê.
- Uma tarefa foi pedida no grupo e ninguém ficou com ela, porque todos pensaram que era de outro.
- Quem entra de novo não vê o que foi combinado antes, e quem sai leva as conversas consigo.
- A equipa recebe mensagens de trabalho no dia de folga, misturadas com as da família.
O que uma app de equipa faz de diferente
Uma app de equipa não é mais um sítio para conversar. É onde cada pessoa abre o telemóvel e vê o seu dia: o turno, as tarefas que são suas, a morada da próxima entrega ou da próxima limpeza. Cada tarefa tem um nome ao lado e um botão para dizer que está feita. O dono vê o que falta fazer sem perguntar a ninguém.
O grupo de WhatsApp pode continuar, para a conversa. O que sai de lá é o que não se pode perder: escalas, tarefas e avisos importantes.
Antes de mandar fazer uma
Há programas já feitos para escalas e tarefas, e para muitas equipas servem. Experimente um primeiro. Uma app à medida faz sentido quando o seu trabalho tem passos próprios, como uma lista de verificação para cada casa ou cada carro, ou quando quer que a app leia as reservas do seu sistema em vez de alguém as copiar à mão.
O que fazer esta semana
- Percorra o grupo da última semana e conte as mensagens que eram escalas ou tarefas.
- Fixe a escala no topo do grupo e combine uma regra: tarefa pedida leva sempre um nome.
- Pergunte a duas pessoas da equipa o que procuram no grupo todas as manhãs. Essa lista é o primeiro ecrã de uma app.
Escrito pela equipa da The W2 Collective, em Santa Cruz, Madeira.
