Excel ou painel de gestão: quando vale a pena mudar?
Resposta curta: Enquanto for uma pessoa a mexer numa folha, o Excel chega e sobra. Deixa de chegar quando várias pessoas mexem ao mesmo tempo, quando um erro custa dinheiro ou quando precisa da informação no telemóvel, fora do escritório. A partir daí, um painel feito à medida do seu negócio poupa-lhe tempo e erros.
O Excel não é o problema
Quase todos os negócios começam numa folha de cálculo, e fazem bem. Toda a gente sabe usar e adapta-se a tudo. Não mude por mudar.
Cinco sinais de que já não chega
- Há mais de uma versão do ficheiro e ninguém sabe qual é a certa.
- Já houve uma reserva a dobrar, ou um carro prometido a dois clientes.
- Só uma pessoa percebe a folha, e tudo abranda quando ela está de férias.
- Para saber quanto entrou no mês passado, alguém passa uma tarde a fazer contas.
- A equipa que está na rua liga para o escritório para saber o que está na folha.
O que muda com um painel
Um painel de gestão é a mesma informação, mas num só sítio, igual para todos e atualizada na hora. Quem está ao balcão, quem está na rua e o dono veem a mesma coisa, cada um no seu ecrã e só com o que precisa. A reserva que entra pelo site aparece sozinha, sem ninguém a copiar.
O que não deve mudar é a sua forma de trabalhar. Um bom painel é desenhado à volta do seu dia, com as suas palavras e os seus passos, e traz os dados que já tem na folha.
E os programas já feitos?
Existem, e para muitos negócios servem. Experimente primeiro: se um programa já feito faz o que precisa, é a escolha mais simples. Um painel à medida faz sentido quando o seu negócio tem regras que esses programas não conhecem, ou quando acaba a usar três programas que não falam uns com os outros.
O que fazer esta semana
- Conte quantas pessoas mexem na folha e quantas versões existem.
- Aponte os erros do último mês que vieram de informação desatualizada.
- Escreva as cinco coisas que consulta todos os dias. É por aí que um painel começa.
Escrito pela equipa da The W2 Collective, em Santa Cruz, Madeira.
